google workspace詳細
Google Workspace(旧G suite)とは
Google Workspace(旧G suite)は、Google社が提供する統合型ワークスペースで、メールやチャット、カレンダー、ドキュメントなどのアプリケーションソフトやビジネスツールのセットです。
初期費用無料、月額料金で利用できる
Google WorkspaceのサーバーはGoogleのデータセンターに設置されており、企業ごとにサーバーを構築する必要がありません。初期費用は不要で、アカウント単位の月額料金を支払えば利用が可能です。
オフィスで使う機能が揃ったクラウドサービス
Google Workspace は旧称をG Suite、その前身のサービスはGoogle Appsという名称でした。2020年10月にG SuiteからGoogle Workspaceへとリブラディングされました。Workspace という名が表すように、様々な機能を統合的に利用してビジネス効率を高める機能が搭載されています。例えば、 Apps Script というローコード プラットフォーム機能があり、Google Workspaceの統合や自動化を、プログラムの知識不要で行うことができます。
Google Workspace はクラウド環境で利用できるため、パソコンやモバイルデバイスからインターネットに接続ができれば、世界中どこからでも利用することができます。これにより、利便性と企業の生産性の向上を実現しています。
Google Workspaceの料金プラン
Google Workspace には4つのエディション（料金プラン）があります。 Enterprise以外は、最大 300 ユーザーまでの利用です。すべて1ユーザーの月額料金です。
Business Starter : ¥680
Google Workspace有料版の中でもっともリーズナブルなプランです。アプリケーションは全て利用が可能ですが、ドライブのストレージは30GBまでの制限があります。 Google Meetの最大参加人数は100人までで、録画ができません。
Business Standard : ¥1,360
Googleドライブのストレージは2TB、Google Meetの最大参加人数は150 人までで録画可能です。Business Starterよりも、Chatも高機能になります。
Business Plus：¥2,040
Googleドライブのストレージは5TB です。Business Standardよりも高度なセキュリティ機能があり、メールにはeDiscovery、データ保持機能が付きます。監査証跡やデータ保持のVault機能が使えるのはこのプランからです。Google Meetの上限は250人、録画に加えて、出欠状況の確認機能が付きます。
Google Workspaceの機能
GmailはGoogleが提供するEメールのソフトウェアです。無料で取得できるメールアドレスとしてGmailを利用している人が多いことは想像がつきますが、2019年末時点で全世界で20億人が利用していると言われています（*）。
Google Workspaceでは無料アカウントで取得する「@gmail.com」ではなく、「@会社名.co.jp」のような独自ドメインを利用することができます。
メーリングリストの作成は無制限で、Googleドライブのドキュメントと合わせてBasicでは30GB、Business・Enterpriseでは無制限のストレージ利用が可能です。
Google Chat
Google Chatは、メッセージプラットフォームです。1対1のメッセージのやりとりからグループチャットまで、プロジェクトチームが効率的に共同作業を行えるように設計されています。
専用の仮想ルームを作成して会話をスレッド化していくことで、プロジェクトの作業進捗を管理することが可能です。各チャットルームは8,000人までサポート可能で、大規模なプロジェクトにも利用ができます。
Google Meet
Google Meetはビデオ会議のツールです。会議を設定してGoogleカレンダーで予定を共有したり、メールで招待を送れば、簡単にオンラインのビデオ会議・電話会議を開催することができます。
会議の参加人数の上限は最上位のプランでは最大250名です。
カレンダー
Googleカレンダーはスケジュール管理のアプリケーションで、商談、ミーティングなどの予定やタスクの管理ができます。
他ユーザーのカレンダーの空きがわかる機能や、会議室など共有リソースのカレンダー、顧客にも通知が送れる一般公開カレンダーなどの機能が利用できます。
ドライブ
Googleドライブは、さまざまなファイルをクラウド上に保存できるオンラインストレージのアプリケーションです。
WordやExcelなど一般的なビジネスシーンで利用されるファイルだけでなく、jpgやgifなどの画像ファイルやmp4などの動画ファイルまで、幅広いファイルを保存しておくことができます。
保存されたファイルはGoogleドライブ上で共有することができ、権限を設定すれば特定ユーザーのみ閲覧・編集することが可能になります。
各アプリケーション上で作成したコンテンツやアップロードしたコンテンツなど、ドライブファイルへの操作が記録されます。
スプレッドシート
スプレッドシートは、MicrosoftのExcelのようなツールで、Googleドキュメントと同様にオンラインで共有したり同時編集することができます。Micorosoft Officeのショートカットやファイルとの互換性があり、書き出しは.xls、.csv、.ods、.pdf、.txt、.htmlの形式で行うことが可能です。
スライド
スライドはMicrosoftのPowerPointoのようなツールです。ウェブブラウザ上で質の高いプレゼンテーションを作成、共有したり共同編集することができます。プロジェクトのメンバー全員が常に最新のプレゼンテーションにアクセスでき、社内だけでなくビジネスパートナーや顧客との資料共有にも役立ちます。
ドキュメント
Googleドキュメントとは、MicrosoftのWordのような機能です。ウェブブラウザ上でテキスト文書の作成や編集が行え、複数のユーザーで共有して同時編集したり、コメントを追加することができます。WordファイルやPDFファイルを読み込み、編集後は .docx、.odt、.rtf、.pdf、.txt、.htmlなどの形式で書き出しが可能です。
変更履歴は自動的に保存されるので、データを失ってしまう心配がありません。また、オフラインアクセス機能を利用すれば、インターネットに接続していなくても編集作業が可能です。
フォーム
Googleフォームは、オンライン上に公開できるアンケートフォームです。質問形式を選択したり、ドラッグ&ドロップで質問を並べ替えるだけで簡単にアンケートが作成できます。回答はリアルタイムで確認し、スプレッドシートにまとめて分析が可能です。
サイト
Googleサイトは、Webサイト作成ツールです。HTMLやCSS、Javascriptのような専門的な知識がなくても、豊富なテンプレートからデザインを選択することで、誰でも簡単にWebサイトを作成することができます。ポータルサイトや情報管理サイトなど、自社の情報共有に役立てたり、社外に公開するサイトとしても構築することが可能です。
Cloud Search
Google Cloud Searchは、GmailやGoogleドライブ、GoogleドキュメントなどG Suiteの中にあるコンテンツを包括的に検索することができる機能です。検索結果にはグループのアクセス設定が反映されるため、アクセス権のあるコンテンツのみが表示されます。
Keep
Google Keepはオフラインでも使えるメモのアプリケーションです。ユーザーインタフェースがわかりやすく、すぐにメモを取ったり音声を自動で文字変換して残せる手軽さがあります。
Apps Script
Google Apps Scriptは、Googleが提供するプログラミングツールです。Google Apps Scriptを利用することで、GmailやGoogleカレンダー、GoogleドキュメントなどGoogleのさまざまなアプリケーションを操作することができます。例えばデータの自動収集や、定例で行なっていたタスクの自動化などです。SlackやChatworkなど外部アプリケーションとの連携も可能です。
まとめ
G Suiteを導入すれば便利にスピーディに情報共有できるようになるため、社内だけでなく社外とのコラボレーションが活性化されます。クラウド環境で利用できるシンプルな構成によって、在宅ワークやリモートワークの促進にもつながるでしょう。