運営マニュアル(会員登録)

1-1会員登録の方法

基本的な会員登録の方法は以下の2つとなります。

1)店舗ごとに配布される専用の登録画面からの登録

店舗ごとに専用の登録用ページが配布されます
参考デモ:https://coworkers.thc.onl/join?shop_id=1

店舗のホームページやSNS等に設置することで、オンライン上から直接会員の登録を行うことができます。
会員登録に関してはすべて顧客が自ら情報の入力をしていただきます。

※店舗専用の登録ページを使わずに、直接会員用アプリなどから登録を進めると貴店舗が選択に表示されませんので、必ず会員登録は専用の登録ページから進めていただくようにしてください。

2)店舗管理画面からの登録

店舗管理画面から店舗スタッフが手動で会員登録をすることができます。PCやスマホなどを使えない高齢者の代理入力や直接オンラインで登録をしないプラン(事前審査をする必要があるプランなど)などの登録の際にご利用ください。

※事前に登録会員の必要情報を確認する必要があります(氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、顔写真など)また、クレジットカード情報とパスワード情報は登録会員本人が必ず設定するようになっているので、店舗側での登録後に登録会員のメールアドレスに設定用の通知が届きます。この設定が完了した時点で会員登録が完了となります。

1-2会員登録の流れ

1)専用の登録画面からの登録の流れ

【仮登録画面】
ホームページなどに設置いただいた専用の登録画面からまずは仮登録をしていただきます。指定のメールアドレスを登録いただくと、そのメールアドレスに本登録用の通知が届きます。

※セキュリティの関係上、同じメールアドレスでの登録はできません。仮登録や本登録の最中に登録を中断してしまうと24時間以内は同じメールアドレスでの再登録はできないため、急ぎでの登録をされたい場合は、一旦別のメールアドレスで登録していただき、後から変更いただくか、コワーカーズ本部に保存されているメールアドレスのデータ削除をご依頼ください。

【本登録案内通知】
仮登録にて入力いただいたメールアドレスへ本登録の案内通知が届きます。
指定のURLから本登録画面に進んでいただきます。
仮登録から24時間経過すると、本登録ができなくなりますので、その際は再度同じメールアドレスで仮登録から進めていただく流れとなります。

【本登録画面】
画面にそって、必要情報をご入力いただきます。
「ドロップイン利用登録」の場合は、画面一番上にある赤いボタンからドロップイン登録ページへ進んでいただき、通常の月額プランの会員などはそのまま下に進んでいただきます。登録に必要となる情報は以下です。
・氏名
・住所
・電話番号
・生年月日
・本人確認写真等
※セキュリティ上、すべて必須項目としています。

【プラン選択】
個人情報を入力しましたら、最後に店舗のご利用プランを選択いただきます。このプラン項目に関しては、各店舗自由に設定いただけます。

店舗ごとに変更できる項目は以下のものです。
・選択プランの設定(名称、価格、利用時間等)
・ドロップイン利用時の価格設定
・入会金の有無
・入会金の金額

オンラインの登録画面には表示せずに、店舗の管理画面でのみ追加できるオプションや会員プランなども設定可能です。
プラン設定に関してはコワーカーズ管理部が対応させていただきますので、ご要望の内容をご指定ください。
システム設定時に内容のご確認をさせていただきます。

【お支払い情報の登録】
最後にクレジットカード情報を登録いただきます。
事前に設定してある入会金と選択されたプランの月額料金が表示されます。入会金無料キャンペーンなどをされる際は、入会金が自動で請求される機能をOFFにすることもできますので、その際はコワーカーズ管理部へご依頼ください。

実際のお支払いは月末締めの翌月10日の決済実行となります。早期に決済されたい場合は、管理機能の請求情報から、「即時決済」ボタンを押すことで実行できます。

以上が専用の登録画面からの一連の登録の流れとなります。

2)店舗管理画面からの登録

【顧客管理システム-本会員一覧】
店舗側が管理画面上から顧客登録を進める方法です。
事前に必要な顧客情報については、前項会員登録の方法の(2)をご確認ください。

本会員一覧のページを開いて右上にある「新規登録」のボタンを押してください。

【会員新規登録】
登録情報を入力する画面に移行しますので、画面にそって情報の入力をしていきます。
代理での入力になりますので、事前に顧客から登録についての確認を受けた上で進めてください。

入力情報自体は仮の情報を入力してあとから変更することも可能ですが、事前に正しい情報を確認いただいたうえで進めていただくとよりスムーズです。

【会員登録のお知らせ通知】
登録情報の入力が完了すると、登録メールアドレスに通知が送られます。
通知の案内にそって、会員本人にパスワードの設定とクレジットカードの設定をしていただきます。
すべての設定が完了しましたら、会員登録が完了いたします。パスワードとクレジットカードの設定される前はまだ会員登録は仮登録の状態になっていますので、24時間以内に本登録を完了いただくようしてください。

この方法での会員登録の場合は、施設の利用規約やアプリの利用規約を必須確認となっていないため、登録者へのフォローとして規約内容のご案内を忘れずにしてください。

CWアプリ利用規約(https://coworkers.fun/app-terms-of-service/


3)店舗管理画面からの登録した際の承認手続き

【審査一覧】
店舗登録画面から会員登録を進めた場合、管理画面上の「審査一覧」の部分に登録会員の情報が表示されます。
これは、例えば法人契約や住所貸しなどの契約など、利用者の審査が必要な場合に管理画面からの登録をする流れになることが多いため審査状況などの確認のための機能です。この審査機能での「承認」をしないと対象会員への利用料金の請求ができないため、毎月1日を目安にに前月分の請求に対しての承認手続きをしてください。

この承認手続きが必要になるケースは以下の時です
・管理画面からの新規登録をした際
・管理画面から登録した会員のプランを変更した際
※通常の専用ページからの登録の会員には必要がありません。

1-3登録完了後の通知

【会員登録完了のお知らせ】
会員登録が完了すると、ご契約プランが記載されたメールが通知されます。また、ここから会員専用アプリのダウンロードの案内がありますので、店舗でチェックインされる前にダウンロードをしていただきます。

会員登録の前にアプリをダウンロードしてしまうと、利用店舗の選択ができないので必ず先に会員登録をするようにご案内してください。

1-4登録エラー発生時の対処法

1)メールアドレスの重複

【メールアドレスはすでに存在します】
こちらのエラー表示が出るケースは、すでに過去に登録してあるメールアドレスが入力された際に表示されます。本会員の登録だけでなく、仮登録済みのメールアドレスにも適応されるため、以下のようなケースで発生することがあります。

・24時間以内に仮登録したメールアドレスで再度登録しようとした場合。
・会員登録の手続き中に何らかの理由で離脱して、最後まで登録を完了していなかった場合。
※この場合、仮登録状態になっていますので、同じメールアドレスでの登録ができません。

2)メールアドレスの重複エラー対する対処方法

・別のメールアドレスで登録する
同一メールアドレスでの登録はできないため、一旦別のメールアドレスで登録を進めていただき、後から会員ページからメールアドレスを変更いただくことが可能です。

・24時間経過後に再度登録する
仮登録のままシステム上で保存されているメールアドレスのデータは24時間の間に本登録されていない場合は自動的に削除されます。したがって、24時間経過後であれば、同一メールアドレスで再登録を進めていただくことが可能です。

・コワーカーズ管理部にて仮登録情報を削除する
急ぎでの登録をご希望でなおかつ、同一メールアドレスでの登録を希望される場合は、コワーカーズ担当者へご連絡ください。登録希望の会員様のメールアドレスが特定できれば、直接情報を削除させていただきますので、すぐに再登録が可能となります。

3)利用したい店舗の選択肢が表示されない

【店舗選択画面】
会員登録をしようとしても、利用したい店舗が表示されない。というお問合せが稀に発生します。
これは、店舗の専用登録ページでの会員登録をせずに直接アプリをダウンロードして会員登録をした場合に発生する現象です。

登録の手順は必ず、以下の流れをご案内ください。
①店舗の会員登録ページから会員登録
②アプリをダウンロードしてログイン

4)別の店舗名で登録してしまった場合の対処法

利用したい店舗は選択できなかったけど、とりあえず登録しておこうというお客さまも稀におります。
その場合は、実際に利用したい店舗へ変更させていただきますので、コワーカーズの担当者へご連絡ください。